De dienstverlening van de overheid gaat altijd door, ook als het fysieke gemeentehuis beperkt te bereiken is. Toen de pandemie ons aan huis kluisterde, was de urgentie om te digitaliseren voor gemeentes en andere overheidsinstellingen groot. Burgers hadden geen andere optie dan zich tot de digitale overheid te wenden. Dat legde zwakke plekken bloot, die snel moesten worden aangepakt. Lees in deze blog hoe de versnelde digitalisering helpt om de ervaring van burgers te verbeteren.

De digitale overheid: een online alternatief voor elk fysiek loket

Het toenemende gebruik van dienstverlening op afstand maakte de urgentie van een digitaal vangnet helder en geaccepteerd. Het was één van de redenen waarom regeringen vorig jaar veel geld investeerden in de digitale transformatie. In totaal 483 miljard dollar wereldwijd, schrijft Gartner.

Door de digitale overheid beter in te richten zijn onnodige contactmomenten te voorkomen. Denk aan een klantportaal waarmee burgers zelf een aanvraag doen, en waarvan ze altijd de live status kunnen inzien. Dat is niet alleen een uitkomst in coronatijd: het levert ook meer overzicht en gemak op en verlicht het werk van ambtenaren. In een manifest, opgesteld tijdens de coronacrisis, beschrijft het Ministerie van Binnenlandse zaken dat ieder fysiek loket in de toekomst een digitaal alternatief moet hebben. Alledaagse zaken worden dan digitaal afgehandeld: ofwel met self-service, of door gemakkelijk in contact te komen met een ambtenaar. Met innovaties als real-time translations kan elke burger zo’n digitaal contactcentrum bereiken, zelfs als hij of zij de Nederlandse taal niet machtig is. En door verbeterde online dienstverlening is het fysieke loket beter te bereiken voor mensen met specifieke problemen.

Digitale dienstverlening begint met een betrouwbare infrastructuur

Een verbeterde digitale overheid dus. Dat klinkt logisch, maar is alleen mogelijk als de basis op orde is. Dat begint met de juiste inrichting van IT. Ambtenaren moeten hun werk overal kunnen uitvoeren, zonder dat dit ten koste gaat van productiviteit, security en privacy. Tegelijkertijd moet de digitale dienstverlening op een betrouwbare infrastructuur draaien, zodat storingen niet voorkomen.

Daarbij is het credo: houd het simpel en behapbaar. Zo wilde de Provincie Limburg zijn security verbeteren en medewerkers eenvoudig toegang op afstand geven. Dat was voorheen te ingewikkeld, bijvoorbeeld door omslachtige authenticatie. De provincie koos er niet voor om het netwerk opnieuw aan te leggen met andere hardware. In plaats daarvan werd een toegankelijke security-oplossing over het netwerk heen gelegd.

Daardoor was elke medewerker in no-time in staat moeiteloos en veilig in te loggen vanaf zijn werklaptop: waar en wanneer dan ook. Dat bleek een geschenk uit de hemel toen corona uitbrak, want door de nieuwe security-oplossing werd naadloos opgeschaald van 200 naar 1000 remote medewerkers. “Achteraf gezien was het onmogelijk geweest om iedereen met onze oude oplossing aan het werk te houden”, vertelt Richard Florax, Network Administrator bij de Provincie Limburg.

Als de fundering ligt kan de blik richting innovatie. De volgende stap van de Provincie Limburg is het beschikbaar maken van belangrijke applicaties in de cloud, om werkzaamheden en dienstverlening verder te optimaliseren. Dat biedt meer mogelijkheden voor online dienstverlening. Als dienstverlening via zoveel mogelijk kanalen beschikbaar is, bijvoorbeeld door smartphone-apps, maakt dat de ervaring van Nederlanders steeds aangenamer.

Gestroomlijnde dienstverlening in een smart gemeentehuis

Het fysieke gemeentehuis zal steeds meer een plaats worden voor specifieke zaken. Er zullen minder ambtenaren aanwezig zijn, en werkplekken worden efficiënter ingedeeld. Door het wifi-netwerk en locatiediensten te combineren met intelligente software, wordt het gebouw slimmer. Daardoor kunnen burgers bijvoorbeeld vanuit huis inchecken met hun smartphone, waardoor ze automatisch herkend worden als ze het stadhuis binnenstappen. Dat maakt de dienstverlening gestroomlijnder. Wachtkamers zitten minder vol, en een ambtenaar is al op de hoogte van het verzoek van de bezoeker.

Ook biedt een smart gemeentehuis facilitaire mogelijkheden: licht en verwarming kunnen automatisch uitgeschakeld worden in ruimtes waar niemand is, en deuren kunnen geautomatiseerd worden geopend voor medewerkers. Niet alleen beheers je daarmee kosten, het helpt ook een volgende gezondheidscrisis te voorkomen.

Neem geheel vrijblijvend contact met ons op. Het brede portfolio van Cisco maakt een gecentraliseerde, digitale oplossing mogelijk: verschillende architecturen als Networking, Security en Collaboration staan met elkaar in verbinding. 

Benieuwd hoe je veiliger en sneller kunt werken? Of hoe technische oplossingen overheidsdienstverlening verbeteren? Lees dan het e-book of whitepaper door op de link te klikken.