Blog

De 5 belangrijkste punten voor een goede samenwerkingstool

Stress, irritatie, ergernis. Omdat je elke dag weer in dezelfde file staat. Omdat je werk niet afkomt, omdat niemand goed bereikbaar is, omdat verbindingen slecht zijn. Je vraagt je af of dat niet makkelijker kan. Dat kan zeker wel, met slimme communicatieoplossingen die digitaal werken weer leuk maken. Maar er zijn zoveel spelers op de markt, dat je moet uitkijken voor keuzestress. Hoe kies je de oplossing die het beste bij jouw organisatie past?

Met slimme toepassingen voor samenwerking op afstand, bundel je individuele krachten en bereik je als organisatie veel meer dan wanneer ‘ieder voor zich’ werkt. Vooral jongeren zijn al overtuigd van de technische mogelijkheden. Volgens Gartner hebben zij veel minder face-to-face-meetings en vergaderen ze vaker vanachter hun bureau of in een huddle room, een kleine kamer voorzien van een groot scherm. Maar ook als je niet onder die doelgroep valt, kunnen dit soort oplossingen je werk echt efficiënter maken, als je maar de juiste tool kiest.

Oplossingen voor samenwerking in opkomst

Gartner voorspelt dat het nog maar een paar jaar duurt voordat 75 procent van alle vergaderingen plaatsvindt in een online omgeving. Nu komen in 60 procent van alle gevallen mensen nog in dezelfde ruimte bij elkaar voor overleg. De voorspelling van Gartner is niet zo heel gewaagd. Ergernis over lange reisafstanden en files zijn belangrijke redenen om over te gaan naar het nieuwe werken. Techniek is soms nog een spelbreker maar wordt steeds beter. Oplossingen bieden steeds meer gebruiksgemak en beschikken over goed geluid, topkwaliteit video en diverse mogelijkheden om samen aan documenten te werken.

Maar waar moet je nu aan denken als je een tool gaat kiezen?

1. Begin bij de uitdaging waar je voor staat

Samenwerkingssoftware biedt tegenwoordig allerlei fancy tools, maar je moet je afvragen welke je echt nodig hebt. Focus op de uitdagingen die de software voor je moet oplossen en kijk naar het geheel. Vergelijk het maar met een volle gereedschapskist. De kist die de meeste nuttige gereedschappen bevat, biedt het meeste waar voor je geld. Niet eenvoudig kunnen aansluiten bij een vergadering hoort tot de meest voorkomende ergernissen, evenals het ontbreken van gedetailleerde informatie over deelnemers. Het is dus handig als er in ieder geval tools in de kist zitten die deze uitdagingen te lijf gaan.

2. Betrek gebruikers erbij

Als je de dreiging van schaduw-IT buiten de deur wilt houden (dat is het gebruik van niet-toegestane en potentieel onveilige apps om aan de behoefte aan snelle actie te voldoen), betrek dan je medewerkers bij het keuzeproces. Breng in kaart waar ze behoefte aan hebben, hoe zij het liefst willen samenwerken. Is dat alleen vanuit huis en kantoor of ook onderweg? Zien ze de meerwaarde van intelligente ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van een digitale assistent voor virtuele vergaderingen? Kunnen mensen makkelijk overweg met het platform dat deze functionaliteiten in huis heeft, of loop je het risico dat het gereedschap straks ongebruikt in de kist blijft?

3. Let op integraties

Het is prettig als een oplossing functies als bellen, messaging, video en content delen samenbrengt in één platform, met dezelfde ‘look and feel’ en soortgelijke interface. Daardoor werkt zo’n oplossing meestal intuïtief en hebben gebruikers geen training nodig. Maar werken die oplossingen ook echt samen? Of zijn het nog steeds eilandjes die om specifieke kennis vragen om ermee te kunnen werken? Eilandjes waar je gegevens enkel handmatig tussen kunt overbrengen door te copy-pasten? En is je nieuwe platform ook te gebruiken naast bestaande software? Dit zijn vragen die cruciaal zijn om je tool écht in te kunnen zetten voor optimale samenwerking in je gehele organisatie.

4. Denk aan de veiligheid

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het is belangrijk dat je erop let dat data versleuteld wordt verstuurd, zeker als je content deelt buiten de muren van je eigen organisatie. Er staan sinds de invoering van de AVG (GDPR)-privacywetten hoge boetes op een datalek. Maar buiten dat, wil geen enkele organisatie dat data op straat komt te liggen. Verzeker jezelf er ook van dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot documenten en je dit zelf kunt beheren.

5. Let niet alleen op de prijs

Aanbieders schermen vaak met lage aanloopkosten en gratis opties. Hun oplossingen kunnen prima functioneren, maar een lage prijs is soms ook een valkuil. Het kan zijn dat er later upgrades en functionaliteiten komen waarvoor je alsnog stevig moet betalen. En als de oplossing niet voor jouw situatie is ontworpen, zijn er misschien aanpassingen nodig waar je dure consultants voor moet inschakelen. Let erop welke eisen een oplossing stelt aan je infrastructuur en welke kosten gemoeid zijn met beheer en onderhoud.

Als je op deze manier opties tegen elkaar afweegt, kun je beslissen welke tool bij jouw uitdagingen, gebruikersbehoefte en organisatie past en kun je een businesscase maken.

Webex biedt veel AI-gedreven tools voor samenwerking

Cisco Webex is een veelgebruikt geïntegreerd platform dat met Artificial Intelligence gedreven tools efficiënte samenwerking biedt. Denk aan deelnemen aan meetings door gezichts- en stemherkenning, transcriptie van vergaderingen en het automatisch inplannen van het volgende overleg. Met dit platform werk je met meer plezier, haal je meer voldoening uit samenwerking en boek je betere resultaten.

Wat nu nog toekomstmuziek lijkt, brengen wij dichterbij. Sterker nog, we brengen het naar vandaag. Met Cisco Webex kun je dus vandaag al werken zoals in de toekomst. Werk slimmer met Cisco. De toekomst is vandaag.

Als je meer wilt weten over de voordelen, download dan ons e-book ‘Ervaar het cognitieve samenwerken’. Je kunt natuurlijk ook altijd vrijblijvend contact opnemen.

Neem contact op

Neem contact op 

Nieuwsgierig geworden naar de slimme oplossingen voor Collaboration, Security of Workplace Transformation? Wij staan altijd voor je klaar. Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact op.

Neem contact op