Vergaderen is vooral nodig voor de coördinatie, het zo logisch mogelijk verdelen van werk. Maar als er meer tijd op dreigt te gaan aan praten dan aan werken, is het de vraag of het overleg nog efficiënt is. Toch besteedt bijna 63 procent van alle zakelijke professionals dagelijks twee uur of meer aan vergaderen, terwijl bijna een kwart (23 procent) er zelfs minimaal de halve werkdag aan besteedt. Er zijn manieren om tijd terug te winnen en productiviteit te verhogen. Efficiënter samenwerken door slimme technologie is er daar één van.
Vergaderen slokt dus veel tijd op. Een goede vergadering kan geld opleveren, maar volgens vergaderdokter Wilbert de Vree kosten meetings vooral geld: zo’n 60 miljard euro per jaar.
Vier tips voor efficiënter vergaderen
Een andere expert, Jasper Meerding, schreef een boek over efficiënt en boeiend vergaderen. Hij komt met vier tijdbesparende vergadertips:
- Stel een duidelijke agenda op.
- Doe als Steve Jobs en zet iedereen die niet in de vergadering thuishoort de kamer uit.
- Andersom: accepteer niet klakkeloos elke uitnodiging maar vraag je af wat jouw toegevoegde waarde aan een vergadering is.
- Verhoog de sfeer door het ijs te breken met een ludieke vraag als: ‘welke drie dingen zou je meenemen naar een onbewoond eiland en waarom?’
Slimme technologie ondersteunt samenwerking
Getuige de groei van de markt voor videoconferencing (jaarlijks neemt de omvang met zo’n 12 procent toe) zijn steeds meer organisaties ervan overtuigd dat op afstand vergaderen ook mogelijkheden biedt voor efficiënter samenwerken. De opkomst van huddle rooms wijst daar ook op. Huddles zijn kleine kamertjes met een groot scherm en een tafel erin om aan te zitten of te staan. Vaak beschikt zo’n ruimte ook over een (digitaal) whiteboard.
Samenwerken via beeld vanuit zo’n kamer biedt veel voordelen:
- Effectief ruimtegebruik.
- Thuiswerkers hebben sterker het gevoel dat ze erbij horen.
- Je kunt makkelijk documenten delen en inzien.
- Je belegt snel een spontane vergadering.
- Deelnemers zijn minder snel afgeleid dan bij een telefonische vergadering.
- Je medewerkers zijn minder tijd kwijt aan file, besparen op reiskosten en ontzien het milieu.
Uit cijfers van het CBS blijkt dat thuiswerken nog altijd aan populariteit wint. Er is een duidelijke relatie met de afstand tussen thuis en kantoor en files.
Techniek kan ook een barrière vormen
Toch kleven er ook nadelen aan online vergaderen. Het is erg frustrerend als de techniek hapert. Slechte verbindingen en ingewikkelde inlogprocedures zorgen er niet alleen voor dat er veel kostbare tijd van deelnemers verloren gaat, ook de IT-mensen zijn vaak tijd kwijt aan herstelwerk.
Die bezwaren los je op door slimme techniek die wel werkt. Dimensional Research is er vrij duidelijk over wat die volgens zakelijke professionals moet bieden:
- Topkwaliteit video.
- Augmented reality.
- Virtuele assistenten.
Werk vandaag al met de techniek van morgen
Dit klinkt misschien allemaal als toekomstmuziek, maar een partij als Cisco biedt deze mogelijkheden vandaag al. Webex biedt bellen, videovergaderen, scherm delen, whiteboarding en messaging in één intuïtief werkend platform. Doordat er een Artificial Intelligence (AI)-laag is toegevoegd, krijg je dingen sneller voor elkaar, werk je efficiënter samen. De techniek neemt tal van belemmeringen weg. Geen ergernis meer over online vergaderingen die te laat beginnen en te lang duren. Met een stemcommando sluit je eenvoudig aan, geen gezoek meer naar de juiste knop of code.
Het versterkt samenwerking nog meer door een techniek als computerzicht, die sprekers herkent en hen onder de beste hoek in beeld neemt. Dat zorgt ervoor dat de aandacht van anderen niet verslapt. Het Webex platform voegt ook context toe aan de spreker, wat de interactie ook weer versterkt. Je bespaart hierdoor tijd, want je hoeft niet vooraf zelf tijd te steken in het afstruinen van internet naar achtergrondinformatie over deelnemers. In combinatie met factoren als oogcontact en lichaamstaal helpt dat vertrouwensrelaties op te bouwen en versterken.
Dat het Webex platform je tijdens het overleg relevante documenten aanreikt en mensen voor je kan bellen, vergemakkelijkt het samenwerken natuurlijk ook. Daarnaast kan de computer taken van je overnemen, zoals de vergadering beëindigen, een transcriptie maken van de vergaderopname, een volgende vergadering inplannen en deelnemers uitnodigen.
Met Webex beschik je kortom over een stel krachtige tools die mensen met elkaar verbinden voor, tijdens en na een meeting.
Wil jij ook effectiever vergaderen en slimmer samenwerken? Download dan de whitepaper ‘Slimmer samenwerken: Hoe AI zorgt voor productiviteit en betere werkervaring’ of neem vrijblijvend contact op.
